Termeni și condiții

1. Părțile contractante

Prezentul contract se încheie între:

• Furnizorul: SC ATELIER KIDSCRAFT SRL, persoană juridică română, cu sediul în Str. Rapsodiei, Nr. 25, Bl. S8, Sc. A, Et. 1, Ap. 10, Municipiul Râmnicu Vâlcea, Jud. Vâlcea, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2025049353007, CUI 52105433, EUID ROONRC.J2025049353007, denumită în continuare „ScanMedica" sau „Furnizorul";
• Utilizatorul: orice persoană fizică sau juridică ce accesează, se înregistrează sau utilizează serviciile platformei.

2. Obiectul contractului

ScanMedica oferă o platformă SaaS (Software as a Service) pentru programări medicale, ce include:

• Programări online la clinici și medici
• Recunoaștere automată (OCR) a biletelor de trimitere CAS
• Hub multi-asigurător pentru integrarea cu CAS și asigurători privați
• Dashboard pentru personalul clinicilor (programări, plafon CAS, rapoarte)
• Asistent virtual AI pentru pacienți
• Alte servicii conexe descrise pe site la scanmedica.ro

3. Înregistrarea și conturile

Există două tipuri de conturi:

• Cont pacient — gratuit, autentificare prin cod OTP trimis pe telefon. Nu necesită parolă.
• Cont medic/clinică — pe bază de abonament (vezi Pachete și Prețuri), autentificare prin email + parolă.

Utilizatorul este responsabil de păstrarea în siguranță a credențialelor de acces și de toate activitățile efectuate prin contul său. Orice utilizare neautorizată trebuie raportată imediat la office@scanmedica.ro.

4. Pachete și prețuri

Pentru conturile clinică/medic, ScanMedica oferă 4 pachete principale (Solo, Starter, Growth, Pro) + add-on-uri opționale (SMS și Voice AI), descrise complet pe pagina scanmedica.ro/preturi.

• Plățile se efectuează lunar prin procesator autorizat de plăți (PCI DSS Level 1).
• Opțional: plată anuală cu reducere -20%.
• Perioadă de trial gratuit: 7 zile (fără card la înregistrare).
• Add-on-urile (SMS, Voice AI) sunt independente de pachet — se pot activa/dezactiva oricând.
• Factură electronică emisă automat la fiecare plată, conform legislației ANAF (e-Factura).
• Prețurile afișate includ TVA conform legislației române în vigoare, dacă este aplicabil.

4.1. Politică Fair Use

Pentru a putea oferi prețuri predictibile și calitate constantă pentru toți utilizatorii, ScanMedica aplică o politică de utilizare echitabilă (fair use) pentru resursele incluse în pachete. Limitele de mai jos sunt setate la 5-10× peste media reală de utilizare a unei clinici active — în practică, peste 99% dintre clienți nu le ating niciodată.

Limite Fair Use per pachet

Ce se întâmplă dacă depășești limita

• OCR bilet (Solo + Starter): hard limit — funcția se oprește până la următoarea lună de facturare sau până la upgrade de pachet. Pacientul vede un mesaj prietenos „Recepția va prelua manual".
• Email peste limită: ai 7 zile grace period la 110% din limită (notificare la 80%, 90%, 100% în dashboard). Peste 110% îți cerem să upgradezi pachetul SAU plătești 0,02 RON/email suplimentar(facturat la sfârșit de lună).
• Chatbot AI peste limită: suplimentar 0,05 RON/mesaj, facturat la sfârșit de lună.
• Apeluri API peste limită: rate-limit temporar (HTTP 429) pe minut. Reincepere automată în maxim 60 secunde.
• Stocare peste limită: notificare automată cu 30 zile înainte. Recomandare: arhivare documente vechi sau upgrade pachet.
• SMS și minute Voice AI: nu sunt sub Fair Use — sunt resurse cu cost direct, se vând în pachete separate, nu există limită „inclusă" de depășit.

Vizibilitate

Toate aceste limite sunt afișate live în dashboard-ul clinicii cu progress bar și notificări automate la 80%, 90% și 100% din consum. Nu există surprize la factură.

Abuz vs. utilizare legitimă

Limitele Fair Use NU se aplică abuzului (script-uri automate de spam, scraping, atacuri DDoS, conturi partajate de mai multe clinici neautorizate). În cazul abuzului confirmat, ScanMedica își rezervă dreptul de suspendare imediată a contului, conform art. 6 (Conduită utilizator).

5. Reziliere și anulare

Utilizatorul poate anula abonamentul oricând din contul propriu sau prin email la office@scanmedica.ro. Anularea produce efecte la sfârșitul perioadei facturate curente — nu se rambursează plăți deja efectuate, conform regulilor SaaS standard.

În cazul rezilierii pentru încălcarea termenilor (fraudă, abuz, neplată repetată), accesul este blocat imediat și datele se păstrează 30 zile pentru export înainte de ștergere permanentă (conform GDPR).

6. Conduită utilizator

Utilizatorul se obligă să NU:

• Folosească platforma în scopuri ilegale sau frauduloase
• Introducă date false, malware sau cod care afectează securitatea
• Acceseze conturile altor utilizatori fără autorizare
• Revândă sau distribuie accesul la cont fără acord scris
• Folosească platforma pentru spam sau marketing neautorizat
• Încalce drepturile altor utilizatori, ale ScanMedica sau ale terților

7. Date medicale și confidențialitate

ScanMedica procesează date medicale (categorie specială GDPR Art. 9). Detaliile complete despre prelucrarea acestor date sunt în Politica de confidențialitate.

Pacientul își dă consimțământul explicit pentru prelucrarea datelor medicale la momentul programării. Datele sunt accesate doar de pacient, clinica unde se programează, și personalul ScanMedica strict necesar pentru funcționarea serviciului.

8. Limitarea răspunderii

ScanMedica este o platformă tehnologică de programări. NU oferim servicii medicale — responsabilitatea pentru actul medical aparține exclusiv clinicilor și medicilor înregistrați pe platformă. Asistentul AI este informativ și nu înlocuiește consultația medicală profesionistă.

În cazul unei urgențe medicale, utilizatorul este îndrumat să apeleze 112.

ScanMedica nu răspunde pentru: erori de date introduse de pacient sau clinică, decizii medicale ale clinicilor, întârzieri cauzate de furnizori externi de servicii (procesatori de plăți, telecom, infrastructură), forță majoră.

9. Proprietate intelectuală

Conținutul platformei (cod, design, branding ScanMedica, logo, texte) este proprietatea exclusivă a SC ATELIER KIDSCRAFT SRLși este protejat de legea drepturilor de autor. Orice reproducere fără acord scris este interzisă.

10. Modificarea termenilor

ScanMedica poate modifica acești termeni cu o notificare de 30 zile prin email. Continuarea utilizării platformei după acest interval constituie acceptarea noilor termeni.

11. Legea aplicabilă și jurisdicție

Prezentul contract este guvernat de legea română. Orice litigiu nesoluționat amiabil se rezolvă la Tribunalul Vâlcea.

Pentru reclamații extrajudiciare consumatorii pot apela la:

• ANPC (Autoritatea Națională pentru Protecția Consumatorilor) — anpc.ro
• Platforma SOL UE (Online Dispute Resolution) — ec.europa.eu/consumers/odr

12. Contact

Pentru orice întrebare legată de acești termeni:
Email: office@scanmedica.ro
Adresă poștală: SC ATELIER KIDSCRAFT SRL, Str. Rapsodiei, Nr. 25, Bl. S8, Sc. A, Et. 1, Ap. 10, Municipiul Râmnicu Vâlcea, Jud. Vâlcea, România